Что такое SharePoint от Microsoft и как с ним работать?

Организация эффективной работы компании напрямую зависит от того, насколько удобно организованы такие аспекты, как документооборот, управление бизнес-процессами и взаимодействие между работниками. Этот вопрос особенно важен для крупных корпораций, которые имеют десятки отделов, сотни сотрудников и огромные объемы данных. Однако, в цифровую эру необходимые изменения можно внести довольно легко - для организации внутрикорпоративного пространства существует специальное программное обеспечение. Одной из самых популярных на сегодняшний день систем управления корпоративными ресурсами является Microsoft SharePoint. Главным преимуществом этой платформы является возможность выбора наиболее подходящего продукта и его эффективного применения. Подробнее об этом решении Вы можете узнать из нашей статьи.

Microsoft SharePoint Products and Technologies – это целый комплекс программ, выпущенный корпорацией Microsoft. Все они призваны решить ряд важных задач, таких как создание среды для комфортного взаимодействия сотрудников, хранение, систематизация и поиск информации, управление рабочими процессами и другие.

В состав Microsoft SharePoint Products and Technologies входят следующие программные продукты:

• Microsoft SharePoint Foundation (ранее Windows SharePoint Services) – клиентская программа, которая обеспечивает начальные возможности для совместной работы внутри компании. С ее помощью можно хранить, обрабатывать и находить файлы, контакты и другую информацию, а также отслеживать документооборот и планировать задачи. Данная версия подходит для удовлетворения потребностей небольших компаний, но для крупных корпораций разработаны более продвинутые редакции – SharePoint Server Standard и SharePoint Server Enterprise.
• Microsoft SharePoint Server (ранее Microsoft Office SharePoint Server) – комплект серверных приложений, встраивающий возможности SharePoint Foundation в MS Office. Это платный софт, который обладает множеством функций, недоступных в SharePoint Foundation.

Также в рамках MS SharePoint весьма популярны программы Microsoft SharePoint Designer и Microsoft SharePoint Workspace.

• Microsoft SharePoint Designer (SPD) – HTML-редактор, предназначенный для создания и редактирования веб-сайтов в MS SharePoint. С помощью SPD можно создавать встроенные средства редактирования благодаря визуальному интерфейсу.
• Microsoft SharePoint Workspace – приложение, позволяющее получать доступ к содержимому SharePoint в режиме реального времени и совершать операции с документами и другими рабочими данными.

MS SharePoint – это платформа для создания интранет-сайта компании с обширным функционалом для более продуктивной работы компании за счет удобной настройки и автоматизации внутренних процессов. SharePoint Foundation и SharePoint Server – это две ключевые составляющих пакета Microsoft SharePoint, главными функциями которых являются создание оптимальной среды для сотрудничества и автоматизации рабочих процессов.

Возможности и функционал корпоративного портала SharePoint

Не стоит ожидать, что портал SharePoint подойдет идеально для каждой компании. Изначально его нужно приспосабливать под цели и задачи пользователя: выстраивать структуру, создавать отдельные узлы и страницы. Но благодаря индивидуальному подходу можно получить именно то, что нужно для конкретной организации. Однако внедрение портала может занять несколько месяцев, что может быть неприемлемо, особенно для небольших компаний.

Структура портала

SharePoint не имеет типовой структуры, она формируется индивидуально в соответствии с потребностями пользователей. Однако, обычно в структуре портала имеется центральный сайт, откуда пользователи могут получить доступ к дочерним сайтам, хранилищам данных и т.д. Существуют особые элементы структуры, которые позволяют упорядочить содержимое портала и создать именно то, что нужно компании.

Сайты. В SharePoint пользователи могут создавать веб-узлы разных типов:

• сайты групп, которые содержат рабочую информацию для сотрудников разных подразделений: библиотеки данных, списки, форумы;
• вики-сайты, контент которых формируют и изменяют сами пользователи;
• блоги, где пользователи могут публиковать свои записи с возможностью комментирования;
• шаблоны приложений для решения популярных бизнес-задач, таких как, например, контроль рекламной кампании;
• рабочие области — специальные сайты, которые позволяют пользователям одной группы вместе работать над общим документом, а также планировать собрания, следить за их ходом и итогами.

Область портала представляет собой страницу, на которой в виде списка представлена ступенчатая структура интранета. Портал может содержать несколько таких областей, как одноуровневых, так и разного уровня. Например, можно создать подобную страницу для каждого отдела компании. Сотрудники могут создавать дочерние области в рамках своей области портала.

Библиотеки документов — один из ключевых элементов структуры портала SharePoint. Библиотека представляет собой хранилище информации, находится на веб-узле и содержит, например, текстовые файлы, электронные таблицы, графические и видеоматериалы. Все участники группы, которой принадлежит этот сайт, имеют доступ к документам.

Списки широко используются в SharePoint наряду с библиотеками и помещаются на сайтах групп. Они содержат информацию, которая не относится к документам: ссылки, контакты, задачи, события, извещения, календарь, опросы. Содержимое списков можно обрабатывать и редактировать.

Это интересно

Работу со списками в SharePoint можно показать на примере модуля «Отслеживание вопросов». Он содержит поля: идентификационный номер, название вопроса, имя ответственного сотрудника, текущее состояние («открыт», «закрыт», «решение принято»), степень важности, срок. В процессе работы все эти данные можно менять, а также добавлять заметки и примечания.

Веб-части. Эти компоненты структуры являются визуальными блоками, с помощью которых даже обычные пользователи могут управлять веб-страницами. Другими словами, для размещения и редактирования контента не обязательно владеть навыками программирования. Списки и библиотеки SharePoint по своей сути тоже являются веб-частями.

Задачи, решаемые корпоративным порталом MS SharePoint

Цели внедрения SharePoint в компании — оптимизировать рабочие процессы, экономить время сотрудников и материальные ресурсы. Путем грамотного применения корпоративного портала SharePoint можно достичь следующих результатов:

• сотрудники получат возможность работать совместно, благодаря быстрому обмену документами, новостями, ссылками и другими ресурсами, а также оптимизации коммуникативных процессов;
• обеспечивается удобный доступ к корпоративной информации, т.е. сотрудникам не нужно тратить время на поиск нужных документов.

MS SharePoint - одна из самых известных платформ на рынке корпоративных порталов. Это неудивительно, потому что этот продукт является не только отличной разработкой Microsoft, но и обладает целым рядом преимуществ.

Давайте начнем со списка позитивных моментов MS SharePoint:

• превосходное качество, которое инкорпорирует в себя все продукты Microsoft;
• эффективное решение рабочих задач;
• многофункциональность, которая делает этот портал гибким и настраиваемым;
• возможность настройки и расширения для индивидуальных нужд компании;
• легкость интеграции с продуктами Microsoft.

Конечно, MS SharePoint также имеет свои минусы, которые связаны с преимуществами:

• большое количество функций делают это решение сложным в использовании: для настройки и внедрения MS SharePoint необходимо обладать обширными и глубокими знаниями, что может быть сложно для пользователей;
• MS SharePoint интегрируется идеально с другими продуктами Microsoft, но плохо совместим с продуктами других производителей;
• из-за высокой цены на лицензии, платных продуктов (MS SharePoint Server и других) и сложности внедрения, это решение дорого обходится компаниям;
• срок внедрения корпоративного портала MS SharePoint достигает полугода и более.

MS SharePoint не наилучший выбор для малых компаний. Этот портал также может быть не оптимальным решением для компаний, использующих продукты других производителей.

Более того, корпоративные руководители должны помнить о психологическом климате и корпоративной культуре в компании. Лояльность и доверие сотрудников к компании - важные факторы успеха, которые зависят от эффективности процессов коммуникации в коллективе. MS SharePoint - это прекрасный рабочий инструмент, который, однако, не обладает средствами мотивации к общению, в то время как другие корпоративные соцсети имеют такую возможность.

Итак, корпоративный портал на платформе SharePoint от Microsoft является популярным выбором для многих крупных компаний благодаря широкому множеству функциональных возможностей. Однако, есть ряд ограничений, в том числе доступности и стоимости, и корпоративный портал MS SharePoint может быть не оптимальным решением для некоторых компаний.

Фото: freepik.com