Автоматизация закупок: в чем польза решения для компании?
Для бизнеса любого масштаба важно, чтобы закупки были правильно организованы. Когда компания небольшая, руководство вместе с ассистентами может заняться этим делом. Однако, когда предприятие начинает расти, необходимость в трудовых ресурсах и временных затратах также возрастает. В такой ситуации рекомендуется использование системы автоматизации закупок. В данной статье мы расскажем о том, что это такое и какие преимущества может принести данная система организации закупок.
Повышение эффективности работы предприятия – это одна из главных целей автоматизации закупок. Для этого применяют специальные программы, позволяющие оперативно собирать и обрабатывать информацию по закупкам, составлять план, формировать документацию и согласовывать сроки поставок. Помимо этого, автоматизированная система закупок помогает руководству фирмы анализировать продажи и контролировать выполнение плановых заданий. Программа автоматизированных закупок может быть рассмотрена как ценный сотрудник, который не допускает ошибок, не опаздывает, не требует зарплату и работает в десятки раз быстрее отдела.
Автоматизированная организация закупок позволяет на 15-16% сократить затраты и на 20-30% ускорить закупочный процесс. Кроме того, она помогает контролировать деятельность сотрудников и поставщиков, что приводит к увеличению объемов закупок и созданию конкуренции между поставщиками. В конечном итоге, это благоприятно сказывается на развитии компании.
Недостатком автоматизации является необходимость обучения сотрудников работе с программой. В небольших компаниях это можно сделать незамедлительно, в крупных организациях с филиалами это затруднительно, но на рынке есть и компании, которые готовы предложить установку и внедрение систем автоматизации, а также проведение презентаций и гайдов по работе с ними.
Кстати, компания "Вимм-Билль-Данн" после автоматизации процессов складского хозяйства смогла сократить количество возвратов продукции почти вдвое, увеличить количество обрабатываемых в день заказов на треть и повысить показатель точности работ с 77 до 99 процентов.
Как оптимизировать системы для автоматических закупок
При автоматизации бизнес-процессов важно учитывать уникальность каждой компании и выбирать соответствующие системы и технологии. Особенно это касается систем организации закупок. Например, если головной офис компании использует SAP, а филиалы — 1С ERP, для полноценной автоматизации закупок необходимо будет выстраивать связи между разными системами и проводить доработки.
Хотя можно использовать локальные базы данных, они имеют недостатки. Во-первых, конфиденциальная информация может быть украдена или потеряна. Во-вторых, руководители находятся в затруднении при поиске истории тендеров, отчетов и прочей информации. Это занимает много времени и замедляет бизнес-процессы. В-третьих, когда коммуникация с поставщиками осуществляется через электронную почту и телефон, история ее переписки теряется, что приводит к потере доказательств при конфликтах с бизнес-партнерами. В-четвертых, компании должны каждый раз создавать новые формы и шаблоны документов, действуя без систематизированного хранилища, что отнимает много времени.
В целом, локальные базы данных подходят только для начинающих предпринимателей. С расширением бизнеса они утрачивают свою актуальность на фоне использования автоматизированных систем организации закупок, которые решают все вышеперечисленные проблемы.
Переписываю статью об особенностях внедрения систем с сохранением ее структуры.
Внедрение автоматизированных систем закупок проходит несколько этапов. В первую очередь, специалистам необходимо изучить особенности бизнес-процессов компании, чтобы сделать правильное проектирование и разработать систему. Важную роль играет также программное обеспечение, поскольку без надежного «железа» могут возникнуть проблемы. Однако профессиональные консультанты по внедрению таких систем учитывают все нюансы и помогут выбрать индивидуальное решение.
После установки системы для автоматизации закупок необходимо обучить сотрудников работе с ней. Доступ к системе может получить каждый сотрудник, а также несколько администраторов, отвечающих за организацию закупок на предприятии. Если в компании есть несколько подразделений, то необходимо установить систему на каждое из них. Чтобы сотрудники могли без спешки ознакомиться с нововведением, а руководство убедилось в его качестве, можно начать с запуска системы в тестовом режиме.
Внедрение автоматизированной системы проведения закупок может показаться сложным процессом, но компании, которые занимаются этим, обычно располагают специальными отделами технической поддержки, которые готовы помочь решить любые вопросы. Главное — выбрать проверенного поставщика услуг.
Фото: freepik.com