Сравнение документов посредством ScanDifFinder SDK: технологии от ABBYY

Чтобы сравнить несколькостраничный документ и найти в нем различия, не обязательно тратить много времени на ручной анализ. Для упрощения задачи можно воспользоваться программными средствами, которые значительно сократят время и снизят процент ошибок. Интеграция функционала сравнения документов в корпоративную систему позволяет сохранить привычные инструменты работы сотрудников, облегчить процесс обработки информации и не тратить время на обучение.

Есть программы для сравнения документов, которые могут обрабатывать различные виды документов (договоры, акты, прайс-листы) в различных форматах (doc, rtf, txt, jpg и т. д.). Это удобно и экономит время, поскольку не нужно искать и загружать утилиты для каждого формата отдельно.

Однако, чтобы выбрать правильную программу для сравнения документов, стоит рассматривать только проверенные компании, обладающие продолжительным опытом работы и успешными решениями в данной области.

Автоматизированные программные средства сравнения документов могут со значительной скоростью обрабатывать большой объем информации, с большой точностью отыскивать различия, которые могут быть упущены человеческим глазом, а также значительно сократить время процесса и исключить возможность ошибок.

Это особенно важно для бизнеса, где проверка соответствия больших объемов документов занимает много времени и может привести к финансовым потерям. В конечном итоге, эффективность бизнеса зависит от эффективности процессов внутри компании.

Одним из ведущих разработчиков решений в области интеллектуального управления информацией является ABBYY. Использование их технологии сравнения документов позволяет существенно повысить эффективность бизнеса и сэкономить время сотрудников.

Сравнение документов на базе искусственного интеллекта

У сотрудников офиса регулярно возникает необходимость проводить сравнение различных документов. Как показало исследование компании ABBYY, 19% работников занимаются этой задачей систематически, а 40% - время от времени. Чаще всего потребность в сравнении версий документов возникает у юристов, финансистов, сотрудников договорных подразделений, бухгалтерии, персонала, секретарей и администраторов.

Не только новые и старые версии документов требуют сверки, но и данные в различных форматах. В результате исследования было обнаружено, что наиболее часто сравнивают:

• бумажный документ с электронной копией (78%);
• разные версии документов в текстовом формате (61%);
• документ MS Office с PDF-файлом (55%);
• электронный документ со скан-изображением (37%).

Обычный договор, состоящий из нескольких страниц, сравнивать построчно вручную занимает не только много времени, но и требует от сотрудников максимальной концентрации. Даже внимательный работник не застрахован от ошибок, которые могут оказаться катастрофическими для бизнеса. Сжатые сроки обработки документов обостряют ситуацию: напряженный режим работы и нехватка времени не оставляют шансов на выявление несоответствий.

Цена ошибки

К примеру, история сотрудников одного большого банка России в 2013 году ярко демонстрирует последствия невнимательности при сравнении документов. Получив кредит, заемщик самостоятельно изменил договор, полностью привил его в свою пользу (обнулив процентные ставки и прочее). Сотрудники финансовой организации оказались внимательными недостаточно и подписали не правильную версию. В результате заемщик через суд потребовал от банка выплаты компенсации в размере 24 миллионов рублей.

Решение проблемы

Внедрение автоматизированных систем обработки документов на данный момент является единственным решением этой проблемы. С их помощью можно решить сразу несколько задач:

• проводить сравнение документов в кратчайшие сроки;
• повысить качество обработки, выявить несоответствия с большой точностью и минимизировать ошибки;
• ускорить обслуживание клиентов и повысить лояльность.

Какие средства обработки документов доступны для офисных сотрудников? Есть несколько вариантов.

Сравнение текстовых документов может быть осуществлено с помощью встроенных инструментов MS Office. В новых версиях Word для этого достаточно воспользоваться кнопкой "Сравнение" в меню вкладки «Рецензирование». (Excel позволяет отследить изменения каждой ячейки в процессе работы, что немного неудобно.)

MS Word не только определяет "смысловые" изменения (добавление / удаление текста и прочее), но и выявляет мельчайшие детали форматирования, которые не имеют никакого отношения к содержанию и редко представляют интерес. В результате сравнения двух документов программа выдает простой список правок, их необходимо отмечать вручную. Эта проверка немногим менее трудоемка и занимает много времени, чем обычная вычитка, и MS Office не позволяет сравнивать документы разных форматов (бумажные, PDF-файлы, скан-изображения и т.д.).

В этом случае на помощь приходят технологии искусственного интеллекта, разработанные компанией ABBYY. Речь идет об инструментарии ScanDifFinder SDK. Это комплексное решение, основанное на технологии оптического распознавания символов (OCR), позволяет мгновенно находить все значимые несоответствия в содержании двух версий документа, будь то договор, акт, обновленный прайс-лист и т.д.

С помощью ScanDifFinder SDK можно сравнивать бумажный документ с цифровой копией или выявлять несоответствия между двумя электронными версиями. Технология работает с разнообразными текстовыми и графическими форматами, такими как:

• .doc (.docx);
• .xls (.xlsx);
• .odt (.ods, .odp);
• .rtf;
• .txt;
• .html;
• .pdf;
• .jpg;
• .png;
• .gif;
• .bmp.

Метод ScanDifFinder SDK обнаруживает только значимые изменения (добавление, удаление или редактирование текста, числовых данных) и игнорирует форматирование. Сравниваемые документы удобно просматривать: их можно расположить в окне программы по горизонтали или по вертикали. Найденные различия отображаются на отдельной панели и при перемещении подсвечиваются в обоих документах синхронно.

Программный инструмент ScanDifFinder SDK, разработанный компанией ABBYY, предоставляет возможность создателям ПО интегрировать технологии обработки документов в любые информационные системы. Многие компании уже оценили преимущества этого решения. Рассмотрим на примерах, какие бизнес-процессы помогает оптимизировать технология сравнения документов.

Кейс №1

Компания «Базэл Аэро», входящая в состав финансово-промышленной группы «Базовый Элемент», управляет работой нескольких аэропортов Краснодарского края. Юридическая служба предприятия обрабатывает более 80 договоров еженедельно. Каждую подписанную бумажную копию сотрудники сверяют с электронной версией, чтобы избежать ошибок и сохранить финансовую безопасность предприятия. Однако это занятие требует много времени и внимания. Чтобы оптимизировать процесс сверки документов, было принято решение об использовании технологии автоматизированной обработки документов.

Директор по информационным технологиям компании А. Колесников отмечает, что перед ними стояла задача найти инструмент, который сможет полностью автоматизировать процесс сверки бумажных договоров с утвержденными электронными версиями, а также интегрироваться в систему «1С: Документооборот», которую используют сотрудники юридической службы. В результате выбор был сделан в пользу решения от ABBYY. Программа сравнения документов работает в системе «1С: Документооборот» и автоматически распознает скан-копии бумажных договоров, мгновенно сравнивая их с текстом согласованной версии. Благодаря внедрению ScanDifFinder SDK, сотрудники юридической службы «Базэл Аэро» больше не тратят время на сверку договоров вручную, а риск подписания некорректной версии сведен к минимуму.

Кейс №2

Компания «Логика бизнеса» является разработчиком программного обеспечения для управления корпоративным контентом и создателем «Логики СЭД», электронной системы обработки документов, которая считается одним из лидеров в сегменте ECM-решений. В конце 2016 года компания совместно с ABBYY приступила к разработке нового продукта «Сравнение документов», предназначенного для автоматической сверки оригиналов и копий договоров, счетов-фактур и других документов в разных текстовых и графических форматах.

Модуль поддерживает два режима работы: с ожиданием результата и с запросом уведомления. Пользователь может выбрать настройки для игнорирования изменений пунктуации и др. Все это время пользователь может выполнять другие операции, а по завершении процесса в СЭД поступает уведомление о готовности.

Сравнение документов с помощью ScanDifFinder SDK значительно экономит время сотрудников, затрачиваемое на сверку копий документов с оригиналами. Программа быстро и точно находит все изменения, сводя к минимуму риск подписания некорректных версий. Технология легко интегрируется в любые СЭД, что делает ее удобным инструментом управления корпоративной информацией.

Фото: freepik.com