Интранет-портал: каким организациям нужна данная технология и зачем

Слова, что успех компании зависит от работы команды, никому не новы. Однако нередко бывает, что сотрудники не ощущают достаточной мотивации, не до конца понимают свои обязанности и функционал, а также испытывают трудности в общении друг с другом, что негативно сказывается на работе всего коллектива. В таких случаях помочь может создание единого информационно-рабочего пространства внутри компании. Это поможет объединить усилия всех сотрудников и координировать их работу.

Единое информационно-рабочее пространство позволяет объединить все процессы и компоненты, связанные с работой коллектива, в одном месте. Это значительно сокращает время, затрачиваемое на обмен информацией и повышает эффективность работы всей команды. В рамках информационно-рабочего пространства можно создавать совместные проекты, делиться файлами, общаться в онлайн-чате, создавать задачи и многое другое.

Одним из преимуществ создания информационно-рабочего пространства является возможность сократить время на освоение новых сотрудников. Когда сотрудник заходит в единое информационно-рабочее пространство, он имеет возможность ознакомиться с информацией о компании, ее принципах работы, а также с информацией о конкретном проекте, в котором он участвует.

Таким образом, создание единого информационно-рабочего пространства позволяет существенно повысить эффективность командной работы, ускорить обмен информацией, улучшить качество взаимодействия сотрудников и значительно сократить время, затрачиваемое на адаптацию новых сотрудников в компании.

Переходим к определению терминов. С точки зрения технологий корпоративный портал и интранет – это два отдельных понятия.

Интранет относится к внутренней сети для работников, которая функционирует по принципу Интернета, но закрыта для посторонних пользователей. Одновременно в этой виртуальной среде может существовать разнообразное наполнение: от небольшого сайта для отделов до общих материалов для внутреннего пользования. Основной отличительной чертой интрасети является использование web-технологий, которые делают возможным доступ к сети через интернет-браузер.

Корпоративный портал (КП) является современной версией внутренней сети организации. Это универсальный инструмент, позволяющий получить доступ к разнообразным сервисам, таким как программы документооборота, планировщик задач, видеоконференции и т.д. Выбор платформы для создания портала может быть различным, в том числе известными платформами «Битрикс24», Yammer, Jive, CyberCloud, Microsoft SharePoint, Podio.

Иными словами, если интранет – это внутренняя сеть всей компании, то КП – это ее внешний интерфейс. Однако все чаще КП для сотрудников называют "интранет". В данной статье мы будем использовать термины "интранет" и "интрасеть" как синонимы для КП.

Интранет-портал: полезный функционал для компаний любого размера

Интранет-порталы, как считают некоторые, приносят пользу лишь крупным компаниям. Однако, многие функции портала могут быть необходимы и небольшим фирмам. Какие задачи могут быть решены при внедрении интранет-портала?

1. Создание общего информационного пространства: пользователи корпоративного портала имеют быстрый доступ ко всем рабочим документам в любой момент времени и из любой точки мира, используя любое современное устройство. Функция позволяет компаниям с несколькими филиалами или удаленными сотрудниками оперативно обмениваться информацией, размещать объявления от руководства, новости, изменения в политике фирмы, правила и инструкции.
2. Обучение персонала: компании используют "базу знаний" или FAQ, которые помогают новичкам быстрее освоить уникальные техники, применяемые в отделе, изучить принятую в фирме терминологию, проникнуться корпоративным духом. Это экономит время и ресурсы компании на обучение.
3. Формирование корпоративной культуры: функционал интранет-портала, например, наличие карточек сотрудников, помогает работникам лучше узнать структуру компании, своих коллег и их функции. Это важно для крупных компаний и при удаленной работе персонала. Оповещения о предстоящих днях рождения сотрудников, интерактивные голосования, объявления и онлайн-обсуждения важных тем помогают сплотить коллектив и превратить его в команду.
4. Коммуникации: ранее для передачи задания или сообщения к сотруднику, необходимо было подойти лично или отправить e-mail. С интранетом такой подход в прошлом, на портале можно найти контакты любого сотрудника и во многих случаях даже позвонить ему прямо через встроенный сервис. Это позволяет сэкономить время на поиск работника, отвечающего за тот или иной вопрос, искать его по этажам здания, выяснять, кто заменил этого сотрудника на время отпуска и т.д.
5. Контроль: для руководителей фирм любого размера важна возможность контролировать рабочий процесс. Корпоративный портал дает возможность проверить, какую задачу в данный момент выполняет отдел или конкретный сотрудник, какое количество времени было затрачено на ту или иную деятельность.
6. Безопасность: интрасеть не способна на сто процентов защитить данные компании от проникновения хакеров, но она гораздо безопаснее, чем бесплатные почтовые сервисы или мессенджеры, которыми неизбежно пользуется большинство сотрудников при отсутствии корпоративных.

Все перечисленное — лишь часть тех возможностей, которые способен дать интранет, и количество доступных сервисов постоянно растет.

По статистике, сотрудники тратят около 18% рабочего времени непосредственно на выполнение своих обязанностей. Более 30% времени они тратят на общение через внешние (некорпоративные) мессенджеры (10%) и соцсети (12%), а также на чтение новостей, книг и изучение сайтов (10%). Около 17% времени сотрудник отсутствует за компьютером.

Как внедрить интрасеть в организацию? Существует несколько способов, рассмотрим их детальнее.

Первый способ - разработка корпоративного портала на базе существующей платформы с учетом потребностей компании. Хоть это и самый затратный способ (особенно если используемые платформы требуют платной лицензии), он позволяет создать уникальную систему, учитывающую все требования и пожелания компании. Но стоит помнить, что этот способ сложен и долг в реализации.

Второй способ - покупка и внедрение готового решения- «коробочного» варианта. Этот способ подходит компаниям, которые устраивают стандартные возможности "из коробки" или для тех, кто пока не определился с тем, какие функции понадобятся в будущем. Такой портал можно дорабатывать по мере развития компании.

Третий способ - подключение к "облачному" сервису. Это самый бюджетный вариант внедрения интрасети, но он требует регулярных платежей. Специалисты рекомендуют использовать этот способ для небольших и средних компаний.

Вне зависимости от выбранного способа, для внедрения корпоративного портала рекомендуется обратиться к специалистам, которые имеют опыт подобных проектов. Профессиональные разработчики смогут оценить плюсы и минусы конкретных решений и платформ, подобрать наиболее оптимальный вариант, исходя из потребностей, планов развития, технических ресурсов и бюджета организации.

Как мы уже упоминали ранее, корпоративный портал имеет множество преимуществ, таких как автоматизация и упрощение рабочего процесса, уменьшение пустых затрат времени персонала и формирование корпоративной культуры. Однако, не стоит забывать и о некоторых недостатках, которые могут быть присутствовать в случае использования данного решения:

1. Чрезмерная официальность – корпоративный портал подходит прежде всего для работы, а не для общения или решения творческих задач. Интерфейс портала часто настраивает пользователей на рабочий лад, а их возможности в этой части ограничены.

2. Малое участие пользователей – это следствие предыдущего недостатка. Управление порталом - задача администратора, а пользователи, как правило, не заинтересованы в создании или наполнении интересным контентом.

3. Отсутствие обратной связи – руководитель не видит реакции пользователей на принимаемые решения, не может обсудить с ними идеи и предложения.

4. Ощущение давления и контроля - контроль - одна из функций портала, но в некоторых случаях интранет может способствовать получению задач и написанию отчетов без конца.

5. Нехватка общения – портал уменьшает пустые затраты времени, которые могут быть использованы сотрудником для общения с коллегами, обсуждения решений с руководством, обмена информацией, хвастовства достижениями или простого общения. Возможно, что сотрудники могут знать своих коллег только по рабочим карточкам и коротким телефонным разговорам.

Хотя создание виртуального рабочего пространства для каждой компании – это неизбежность, но используемые решения могут быть различными. Не обязательно выбирать корпоративный портал, так как он имеет серьезные недостатки.

Фото: freepik.com